Manager, c’est bien gérer le temps

Conserver une ambiance de travail saine et productive sur ses projets, c’est avant tout bien gérer son temps et celui de ses collaborateurs. Le respect de quelques lois simples peut aider à mieux prévoir ou mieux décider pour éviter que notre horloge interne s’emballe.

80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué …

La loi de l’économiste et sociologue Vilfredo Pareto en 1906, comme quoi 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie, s’applique à de nombreux autres domaines. Par exemple :

  • 20% des produits représentent 80% du Chiffre d’Affaires
  • 20% du personnel total est concerné par 80% des accidents du travail
  • 20% des causes peuvent être à l’origine de 80% des défauts
  • 20% des clients sont à l’origine de 80% des réclamations
  • 20% des pièces stockées dans une entreprise représentent 80% de la valeur du stock
  • 20% de l’effectif d’une entreprise représente 80% de la masse salariale
  • 20% de votre activité fournit 80% de vos résultats
  • 20% de la population paie 80% des impôts
  • 20% des entreprises réalisent 80% du PIB

Pour bien cibler où porter son effort dans un projet, il est essentiel pour un chef de projet de clarifier dès le départ le besoin initial avec son client. La mise en place d’un référentiel des exigences « partagé » avec les différents métiers impactés, permet d’identifier clairement les attentes et les hiérarchiser selon des priorités établies ensemble. Il est l’outil indispensable sur tout le cycle de vie d’un projet de son étude de faisabilité jusqu’à sa mise en production.

Outil : Référentiel des exigences (Requirements Management)

Plus on a de temps, plus on prend son temps …

La loi de Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. A contrario, il ne s’agit pas de fixer des délais drastiques sous prétexte que « tout travail se dilate ».

Un délai de réalisation doit prendre en compte le niveau d’expertise de celui qui doit réaliser la tâche, son auto-formation, ses congés éventuels, … Un principe de base : ne jamais charger une personne plus de 70%. La société Google a poussé l’exercice en accordant la possibilité d’utiliser une partie du temps de travail à des projets personnels, qui peuvent ou non concerner l’entreprise.

Le management consiste, sur la base de la concertation et de l’analyse du retour d’expérience, à définir des temps de réalisation pertinents et adaptés au contexte du projet, garantissant ainsi un travail de qualité et des objectifs calendaires atteignables.

Outil : Organigramme des tâches (Work Breakdown Structure)

Toute tâche prend plus de temps que prévu …

La Loi de Edward Murphy en 1949, plus connue en France sous le nom de loi de l’emmerdement maximum, fait partie des règles mystérieuses qui se vérifient souvent au travail : « Anything that can go wrong, will go wrong » … « Si cela peut se produire, cela arrivera »

Un chef de projet doit toujours prévoir les aléas lorsqu’il dimensionne les activités à réaliser de son projet. Il ne s’agit pas de gonfler systématiquement la charge mais d’identifier les risques pour mettre en place les actions de réduction nécessaires (capteurs, indicateurs, charges ou ressources supplémentaires, …).

Outil : Analyse des risques (Risk Management)

Relancer les énergies dans le projet …

La loi de Henri Laborit énonce que « l’instinct de survie de l’homme le guide à fuir ou à lutter » (Eloge de la fuite). L’homme cherche le plaisir, fuit ou combat l’ennui ou la douleur en privilégiant les travaux qui procurent une satisfaction immédiate.

Si on tient compte égalementdela loi d’Ivan Illich comme quoi, au-delà d’un seuil, le temps investi dans le travail n’est plus productif. Le défi du chef de projet est également d’animer et de raviver l’intérêt de ses collaborateurs tout au long du projet. Rester en permanence à leur écoute pour mieux gérer les énergies et gagner en performance.

Le travail du chef de projet n’est pas réduit à dimensionner et suivre l’avancement de son projet mais aussi à animer son équipe au jour le jour en prévoyant des points de rencontre courts et fréquents pour relancer les énergies. Il doit aider à la visualisation des enjeux et des priorités, et organiser des zones de repos pour que son équipe puisse se ressourcer.

Outil : Management visuel ou système Kanban (visual control)

Limiter les interruptions de travail …

En 1951, l’économiste suédois Sune Carlson est à l’origine de la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général, selon la complexité du travail, plusieurs minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Dans le monde de l’entreprise, les sollicitations sont nombreuses. Les employés, pas seulement les cadres, sont constamment perturbés par des distractions extérieures : mails, téléphone, discussions, … et les nouvelles technologies n’ont rien arrangé.

Le développement du télétravail dans les entreprises présente un réel gain dans une entreprise car il limitent les interruptions et augmente la qualité du travail réalisé. Lorsque la confiance est acquise au sein d’une équipe, que les tâches et les objectifs sont bien identifiés, le télétravail apporte aux collaborateurs le confort nécessaire pour réaliser un travail de qualité : suppression du stress liée aux transports, réduction des interruptions de travail, …

Outils : Conf call, réseau virtuel, applications partagées, …

Comme pour le déplacement d’une meute et à l’inverse de toutes idées reçues, le groupe doit avancer au rythme des plus faibles, sous la protection des plus forts et la conduite d’un leader qui doit veiller à la bonne cohésion et direction de l’ensemble.

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